2018年档案工作简报
2018年档案工作简报
2018年档案馆在学校领导的关心和支持下，在各部门的积极配合下，在全校专兼职档案工作人员的共同努力下，紧紧围绕学校中心工作以及2018年档案馆目标任务，在人手少、条件差的形势下，顺利完成2018年档案馆各项工作。
一、2018年工作总结
（一）基本工作开展情况
1、2018年档案归档工作受档案库房影响推迟开展。
目前档案馆库房已经完全饱和，大部分应归档案无法进馆。档案馆将积极争取学校支持，在落实档案库房问题后尽快开展档案归档工作。现将2018年档案归档情况统计如下：教务处移交档案材料103卷；本科教学审核评估评建办公室完成评估材料归档 7卷；学生处移交2017年新生录取名册以及西部计划学生个人档案4卷；科技处移交2017年校科字文件3份；离退休移交2017年归档材料24份；临床医学院移交2010级、2011级七年制学籍档案31卷；国资处移交档案3670份。
2、认真细致，完成各类档案的分类、整理、编目和录入工作。
截止2018年11月27日档案管理系统案卷级目录达21946条，文件级目录268721条，数字化案卷1887卷，数字化文件52212份文件。其中，2018年增加案卷级目录2789卷，文件级目录37948条，数字化文件增加683卷，数字化文件增加19969份。目前，教学档案数字化24.5%，行政档案数字化29.4%，党群档案数字化18.2%。
3、以人为本，服务师生，做好档案查借阅服务。
为满足广大师生查阅档案的需求，档案馆通过实地来访、电话传真查询、电子邮件查询、在线咨询等多种途径提供档案信息服务。除了日常工作查考利用外，档案在迎评迎检、监察审计、教师职称评审、科研课题经费审计以及学生就业、申请学位、报考博士、补充个人档案等方面都发挥了重要价值。截止2018年11月27日，借阅11人次，共56卷；查阅 551人次，共1514 卷；在线留言咨询共计59人次。
4、强化档案数据备份以及规范库房管理，确保档案信息与档案实体安全。
2018年3月档案馆服务器遭到黑客攻击，所有数据中了勒索病毒，档案馆马上联系档案管理系统开发商对系统进行重装和利用备份数据进行数据恢复，并联系学校信息中心对服务器进行重新设置。虽然及时解决了数据危机，但也凸显现代办公条件下数据备份的重要性。目前，档案馆每月对档案管理系统数据进行一次物理备份，扫描数据由经手老师不定期备份，一学期进行集中备份。档案库房漏水问题多年未得到解决，今年后勤基建处联系施工队对档案馆8楼所有窗户进行了更换并对窗台进行了防水处理，有效缓解了库房的漏水问题。
（二）重点工作开展工作
1、对学校实验教学中心重点工程项目档案开展业务指导。
2018年档案馆曾先后3次到后勤基建处指导基建项目档案的收集整理工作，落实了项目档案管理人员网络、基建档案查借阅制度以及预立卷等问题。组织后勤基建处兼职档案人员培训1人次。
2、按照档案规范化的要求对老档案进行整改。
对照档案规范化的要求，对学籍档案档号重复问题按时间倒推的顺序进行整改，已经整改完毕2006-2002年共计312卷学籍档案，并已全部数字化并上传到档案管理系统中。
3、对数字档案馆建设进行探索与初步实践。
与学校oa系统对接档案利用流程设计、与教务处沟通教务系统与档案管理系统的对接问题、组织学习和借鉴上海自贸区电子文件单套制管理模式。
（三）创新型工作开展情况
档案馆启动口述档案征集工作。为助推学校双一流建设，档案馆决定开展中药学口述档案建档工作，对我校中药学科建设发展的重要参与者和见证者进行采访录音、录像以及实物档案征集。
（四）取得的实效及经验
目前已经完成李祖伦教授口述档案的收集和初步整理，收集了252mb的录音，55份声像档案。口述档案工作的开展应由学校统筹、多部门配合协调开展。现在学校多个部门都有计划开展老专家、老同志的采访工作，但大家的采访角度不同，为避免不同部门反复叨唠老同志，学校应该统筹推进此项工作。